Expediente.
Un expediente es un conjunto de documentos relacionados con un asunto específico. Puede ser utilizado como una forma de almacenamiento y recuperación de información, o como una forma de llevar un seguimiento de las actividades de una persona o organización. Los expedientes a menudo se usan en el sector legal y en el gobierno, y se pueden construir de forma manual o electrónica.
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¿Qué es un expediente?
Un expediente, en el contexto del derecho y las leyes españoles, puede referirse a un conjunto de documentos que se relacionan entre sí y que sirven como prueba de algo. Se trata de una carpeta o dossier en el que se guardan todos estos documentos.
Por ejemplo, si una persona va a presentar una demanda ante los tribunales, tendrá que elaborar un expediente en el que se recopilarán todos los documentos relacionados con el caso: la demanda, las pruebas, los testimonios, etc. De esta forma, toda la información estará centralizada y será más fácil de manejar.
¿Cuáles son los documentos que se incluyen en un expediente?
En España, un expediente es un expediente administrativo, que es el conjunto de documentos que forman parte de un procedimiento administrativo.
Los documentos que forman parte de un expediente pueden ser muy variados, pero en general suelen incluir:
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-El expediente inicial, que es el documento por el que se inicia el procedimiento administrativo. En este documento se suelen recoger los datos del solicitante y el objeto del expediente.
-Los documentos aportados por el solicitante, que son los documentos que justifican la solicitud.
-Los documentos aportados por terceros, que son aquellos documentos que aportan otros sujetos que no son el solicitante y que pueden afectar al procedimiento.
-Los informes técnicos, que son los informes emitidos por los órganos competentes sobre el objeto del expediente.
-La resolución, que es el documento en el que se resuelve el procedimiento administrativo.
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¿Por qué se abre un expediente?
Hay diversas razones por las que se puede abrir un expediente. En algunos casos, se abre un expediente para investigar si se ha cometido un delito. En otros casos, se abre un expediente para documentar una situación o un problema. También se pueden abrir expedientes para evaluar a una persona para un puesto de trabajo o para una beca.
¿Quién decide abrir un expediente?
En España, la decisión de abrir un expediente administrativo corresponde al órgano competente de la administración, según la materia objeto de expediente. No obstante, existen determinadas situaciones en las que la apertura del expediente puede ser solicitada por un particular, tal y como establece el artículo 31 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de procedimiento administrativo común.
¿Cuál es el procedimiento para abrir un expediente?
Existen una serie de pasos a seguir para iniciar un expediente, estos son:
1. Lo primero que debe hacerse es acudir al Juzgado de Primera Instancia (JPI) competente en función de la materia y del lugar donde se haya cometido el delito, para lo cual se deberá presentar la denuncia correspondiente.
2. Una vez en el Juzgado, se tramitará la denuncia y se iniciará el expediente. Para ello, se designará un secretario judicial que será el encargado de recoger toda la documentación y pruebas pertinentes.
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3. A continuación, se notificará la apertura del expediente al imputado o imputados, quienes tendrán un plazo de 10 días para presentar su declaración ante el Juzgado.
4. Transcurrido este plazo, el Juez decidirá si seguir adelante con la instrucción del expediente o no, en función de las pruebas aportadas. Si procede la instrucción, se fijará una fecha para la vista oral, en la que se desarrollará el juicio.
5. Finalmente, una vez dictada sentencia, se notificará a las partes interesadas y se pondrá en marcha el cumplimiento de la misma.
¿Cuándo se cierra un expediente?
Un expediente se cierra cuando el último acto administrativo dictado en el mismo pierde su vigencia o, si no hubiese tal acto, cuando se cumpla el plazo máximo que, para tales efectos, señala la legislación aplicable.
¿Quién toma la decisión de cerrar un expediente?
En España, el Ministerio de Justicia es el órgano encargado de la administración de justicia. En el ámbito del derecho penal, el fiscal es quien toma la decisión de cerrar un expediente.
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Para Finalizar
Un expediente es un conjunto de documentos que se relacionan entre sí y que se guardan juntos por su contenido o temática. En general, un expediente sirve para dar cuenta de un hecho o suceso y, a partir de ahí, tomar una decisión.
Por ejemplo: “El Ministerio de Seguridad dispuso que se abra un expediente administrativo contra el comisario”, “La fiscalía pidió al juez que se levantara el secreto de sumario para que pueda accederse al expediente”, “La junta directiva del club está analizando los expedientes de varios jugadores que pretenden fichar”.
En materia judicial, un expediente es el conjunto de actuaciones y documentos que se relacionan con un proceso. En esta acepción, se trata de un expediente judicial. De hecho, se llama así a todo el conjunto de datos e información que conforman el proceso y que se relacionan, por lo tanto, con la causa.
Por ejemplo: “El fiscal pidio que se archive el expediente ya que no había pruebas suficientes para acusar al imputado”, “La defensa pidió al tribunal que se tuvieran en cuenta los documentos que adjuntaron al expediente”, “La juez decidió sobreseer el expediente y dejar sin efecto la acusación”.
Se dice que un expediente está cerrado cuando no se puede acumular más ningún documento a él. Por lo general, esto sucede cuando se dicta una sentencia y ya no hay nada más que hacer con el caso. No obstante, también se puede dar el cierre de un expediente en otras instancias del proceso, como cuando se dictamina el sobreseimiento.
Por último, vale la pena destacar que el expediente suele ir acompañado de una carpeta que permite identificarlo de manera clara y precisa. En algunos contextos, la carpeta se denomina “legajo”.
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